Personvernerklæring

Sist oppdatert: Oktober 2026

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Imaker AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i Elkonor-systemet.

• Organisasjonsnummer: 882 405 982
• Adresse: Meierigangen 3, 1389 Heggedal
• E-post: support@imaker.no

Unntak: for ferie og fravær (Personal, se § 5) er arbeidsgiveren din behandlingsansvarlig.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Brukerdata

Når din arbeidsgiver oppretter en brukerkonto for deg, lagrer vi:

• Navn
• E-postadresse
• Telefonnummer (valgfritt)
• Stilling/rolle i bedriften
• Profilbilde (fra Google/Microsoft ved pålogging)

Tekniske data

For å sikre systemet og feilsøke problemer, logger vi:

• Påloggingstidspunkt
• IP-adresse ved pålogging
• Nettlesertype (user-agent)
• Feilmeldinger og tekniske hendelser

Data importert fra tidligere fagsystem (#869d2x7k8)

Når din arbeidsgiver migrerer fra et tidligere fagsystem (f.eks. OrdreStyring) til Elkonor, importerer vi nødvendige opplysninger om deg for å bevare arbeidshistorikk og kontinuitet. Vi følger prinsippet om minimum nødvendig data (data-minimering, GDPR Art. 5.1.c):

• Navn, e-post, telefonnummer (for systemtilgang)
• Stilling og rolle (for rettighetsstyring)
• Timeregistreringer (kost- og kundepris-snapshot på tidspunktet)
• Arbeidsordre- og prosjekttilknytning
• Tjenesteforhold/ansettelsesperiode (for korrekt historikk)

Behandlingsgrunnlag (GDPR Art. 6.1.b og 6.1.f): Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen mellom arbeidsgiver og oss om systemtilgang, samt for vår berettigede interesse i å gi sammenhengende historikk på arbeidsordre og timeregistrering. Sensitive personopplysninger (helse, fagforeningsmedlemskap etc.) blir IKKE importert.

Informasjonsplikt (GDPR Art. 14): Du blir varslet av din arbeidsgiver før migreringen finner sted, med mulighet til å reservere deg eller be om at historiske data ikke videreføres. Etter migrering har du fortsatt innsyns-, rettings- og slettingsrett som beskrevet i § 9.

3. Lønnsdata til Xledger (#869d2x7k8)

Når din arbeidsgiver bruker lønnsmodulen i Elkonor og har aktivert integrasjon mot regnskapssystemet Xledger, overfører vi følgende opplysninger til Xledger for hver lønnskjøring:

• Navn – for korrekt identifikasjon i lønnsrapport
• Fødselsnummer – kun ved lønn, kreves av norske myndigheter for a-meldingen
• Kontonummer – kun ved lønn, for utbetaling
• Lønnsperiode – timer og periode
• Beløp – brutto- og nettolønn, tillegg, skattetrekk

Behandlingsgrunnlag: GDPR Art. 6.1.b (nødvendig for å oppfylle ansettelsesavtalen — utbetaling av lønn) samt a-opplysningsloven (lovpålagt rapportering av lønn til Skatteetaten via Xledger).

Lagringstid: 5 år som påkrevd av bokføringsloven og skatteforvaltningsloven for regnskaps- og lønnsdokumentasjon.

Behandlingsansvarlig: Imaker AS er behandlingsansvarlig for overføringen og for dataene i Elkonor. Xledger AS er selvstendig behandlingsansvarlig for data lagret i Xledger sitt system. Xledger sin personvernerklæring gjelder for behandlingen som skjer hos dem.

4. Kompetansedata (sertifikater, kurs, fagbrev)

Når din arbeidsgiver bruker kompetanse-modulen i Elkonor, lagrer vi følgende opplysninger om deg:

• Sertifikatnavn og -type (f.eks. NEK 405-2, FSE)
• Sertifikatnummer — unikt nummer utstedt av sertifiseringsorgan
• Utsteder — sertifiseringsorganet som utstedte sertifikatet
• Utstedt dato og utløpsdato
• Dokumentasjon-URL — lenke til opplastet bevis (se under)
• Notat (valgfritt, internt)

Behandlingsgrunnlag: GDPR Art. 6.1.b (nødvendig for å oppfylle ansettelsesavtalen — dokumentere kvalifikasjoner) og Art. 6.1.c (rettslig plikt iht. Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk (FEK) §8 og Forskrift om sikkerhet ved elektrisk arbeid og drift (FSE) §5, som krever at arbeidsgiver dokumenterer at utpekte kontrollører har nødvendig kompetanse).

Lagringstid: Så lenge ansettelsesforholdet varer pluss 5 år. Audit-spor for funksjonell kompetanse-tildeling (hvem ble tildelt hvilken funksjon, hvem godkjente) beholdes i 5 år iht. DSB/NEK tilsynssyklus.

Kompetansebevis (dokumenter): Opplastede bevis-filer (PDF, bilde) lagres i Google Cloud Storage (region EU, Finland). Disse er kun tilgjengelig for bedriftens administratorer og den ansatte selv.

Særlige kategorier: Kompetansedata (faglig sertifisering, yrkeskvalifikasjoner) er ikke særlige kategorier etter GDPR Art. 9. Data om helse, fagforeningsmedlemskap og lignende registreres ikke i kompetanse-modulen.

5. Ferie og fravær (Personal)

Har arbeidsgiveren din slått på Personal i Kvalitet, registreres fraværet du søker om eller registrerer selv, og det personalansvarlig registrerer for deg.

Arbeidsgiveren din er behandlingsansvarlig for Personal: det er bedriften som bestemmer at Personal brukes, hvem som er personalansvarlig og hvem som godkjenner. Elkonor er databehandler for bedriften, og Imaker AS er underdatabehandler for Elkonor. Spørsmål og krav om innsyn, retting eller sletting i Personal sender du til arbeidsgiveren din; vi hjelper arbeidsgiveren med å svare.

• Ferie og fravær: fraværsart, periode, omfang og status, og en eventuell melding til lederen (bare for ferie og permisjon). Feriekvoten din, arbeidsmønsteret ditt, ansettelsesdato og fødselsår (for ekstraferien fra 60 år). Noen arter, for eksempel svangerskapskontroll, ammefri, offentlige verv og velferdspermisjon, kan registreres i timer på én dag, med klokkeslett. Sykefravær og ferie registreres aldri i timer.
• Sykdom i ferien: blir du syk i ferien, kan du kreve at dagene ikke regnes som ferie (ferieloven § 9 nr. 1). Legeerklæringen lastes ikke opp: personalansvarlig krysser av for at den er mottatt, og ingen fil lagres. Lederen din ser ikke hvorfor ferien er endret.
• Årsavslutning: når ferieåret er over, regner personalansvarlig ut restferien din og hva som overføres til neste år. Når den er bekreftet, er ferieåret lukket og kan ikke endres, med mindre personalansvarlig åpner det igjen med en begrunnelse. Det logges.
• Oppfølging av egenmeldinger: har du fire eller flere egenmeldinger de siste 12 månedene, står du på en oppfølgingsside for personalansvarlig og lederen din, med antall egenmeldinger og egenmeldte dager, ingenting mer.
• Egenmelding og sykmelding: at du er syk, periode og sykmeldingsgrad, og når du ble frisk. Sykmeldingen lastes ikke opp: arbeidsgiveren får den fra NAV, og personalansvarlig krysser av for at den er mottatt. Sykefravær som henger sammen, samles i ett sykefraværstilfelle.
• Sykt barn: fødselsåret til egne barn eller fosterbarn som bor fast hos deg, om du har aleneomsorg, og om det finnes et vedtak fra NAV om utvidet rett. Barna har ikke navn; de vises som «Barn født 2019». Ved fravær bekrefter du at det skyldes sykt barn eller syk barnepasser. Vi registrerer ikke hvilket barn det gjelder.
• Permisjoner: lovfestede permisjoner og velferds- og utdanningspermisjon, med art og periode.
• Vedlegg: for eksempel en legeerklæring eller dokumentasjon til en permisjon, i en egen, lukket lagring. Sykmeldingen og legeerklæringen ved sykdom i ferien lastes ikke opp.
• Fratatt egenmeldingsrett: periode, begrunnelse og datoen den skal vurderes på nytt, senest etter seks måneder (folketrygdloven § 8-27).
• Pårørende: de du selv legger inn som bedriften skal kontakte hvis noe skjer deg på jobb: navn, telefonnummer og eventuelt relasjon. Det er frivillig; du kan svare «Ønsker ikke å oppgi pårørende», og du retter eller fjerner dem selv under Min profil.
• Lønn: fravær som har funnet sted, kan gå til lønnssystemet arbeidsgiveren din bruker, som timer i Ordre eller i en fil personalansvarlig tar ut hver måned, og timene for fraværet ditt i Ordre ser bare du, personalansvarlig og de som kjører lønn. Bedriftsadministratorene ser dem bare når bedriften mangler en personalansvarlig eller noen som kjører lønn; da er de reserve for den rollen.

Aldri årsak eller diagnose: vi registrerer aldri hvorfor du eller barnet er syk, og det finnes ikke noe felt for det. Vedtaket fra NAV lastes ikke opp.

Hvem ser hva:

• Personalansvarlig ser alt over. Bedriftsadministrator har den rollen for ferie bare når ingen i bedriften er personalansvarlig. Sykefravær og sykt barn kan ikke brukes før bedriften har en personalansvarlig.
• Lederen din, eller den som godkjenner fraværet ditt, ser fraværsart, periode, omfang, status og saldo, men aldri barna, omsorgsdagene, vedleggene eller vedtaket om egenmeldingsretten. Sykefravær, omsorg og permisjon ser lederen bare for de siste 12 månedene, og permisjoner som sier noe om helse, graviditet eller religion bare som «Lovfestet permisjon». Fravær i timer ser lederen bare som «Borte» med klokkeslett, uten art, unntatt en søknad lederen selv skal godkjenne. Andre ledere ser bare at du er borte.
• Godkjenning i to nivåer: for noen fraværsarter godkjenner også personalansvarlig, etter lederen. Blir en søknad liggende hos lederen, går den videre til personalansvarlig.
• Stedfortreder: lederen din kan sette en stedfortreder i høyst 92 dager, for eksempel mens lederen har ferie. Stedfortrederen ser da det lederen ser om fraværet ditt, og godkjenner på vegne av lederen. Personalansvarlig får beskjed, og det står i loggen.
• Rapporter over fravær, ferie og beredskap ser bare personalansvarlig. En avdeling med færre enn fire ansatte vises ikke for seg, men slås sammen med de andre små avdelingene til «Øvrige avdelinger». Tar personalansvarlig ut en rapport med opplysninger om deg til Excel eller PDF, står det i innsynsloggen din.
• Vedlegg ser bare du og personalansvarlig.
• Pårørende: lederen din og personalansvarlig ser bare om du har lagt inn pårørende. Navn, relasjon og telefonnummer åpner de bare når det trengs, for eksempel ved en ulykke. Hver åpning logges, og du får beskjed.
• Elkonors support ser ingenting i Personal uten en supportøkt, og i økta bare når arbeidsgiveren din har gitt support tilgang på forhånd, til og med en dato.

Innsynsloggen: hver gang en leder, en stedfortreder, personalansvarlig eller support åpner fraværet ditt, barna dine, pårørende eller et vedlegg, eller tar ut en rapport med opplysninger om deg, logges det, og du ser loggen selv under Personal.

Behandlingsgrunnlag: GDPR Art. 6.1.b og 6.1.c (ansettelsesavtalen, ferieloven, arbeidsmiljøloven kap. 12 og folketrygdloven kap. 8 og 9). Helseopplysninger, og permisjoner som sier noe om religion eller helse hos en annen, behandles fordi arbeidsgiver har plikter etter arbeidsretten (GDPR Art. 9.2.b). Pårørende behandles fordi bedriften har en berettiget interesse i å kunne varsle noen hvis det skjer deg noe (GDPR Art. 6.1.f); du kan la være å oppgi noen (Art. 21).

Lagringstid: fravær 5 år etter ferieåret (arbeidsgiveren dokumenterer arbeidsgiverperioden og refusjonskrav mot NAV, og krav om ferie og fravær foreldes etter tre år), kvoter og arbeidsmønster 5 år etter året, innsynsloggen 24 måneder, vedlegg 12 måneder etter at fraværet er avsluttet, barn til de ikke lenger gir omsorgsdager og ett år til. Personalprofilen og barna slettes 3 måneder etter at du sluttet, og et vedtak om fratatt egenmeldingsrett 12 måneder etter at perioden er over. Pårørende slettes 30 dager etter at kontoen din er deaktivert når du slutter. Når kontoen din anonymiseres, slettes personalprofilen, barna, pårørende, vedleggene og innsynsloggen med én gang.

6. Hvorfor behandler vi dataene?

7. Hvem deler vi data med?

Vi deler kun data med følgende parter:

• Google/Microsoft – For pålogging via SSO (Single Sign-On)
• Google Cloud – Hosting av systemet (data lagres i EU/Finland)
• Xledger eller Tripletex – Regnskapssystemet arbeidsgiveren din bruker, ved regnskaps- og lønnssynkronisering. Detaljer om hvilke felter som overføres, behandlingsgrunnlag og lagringstid for lønnsdata står i § 3 over; det samme gjelder for Tripletex som for Xledger.
• Grossister (Ahlsell, Solar) – Ved bestillinger (kun ordredata)

Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.

8. Hvor lenge lagrer vi dataene?

9. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter under GDPR:

Rett til innsyn

Du kan be om å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg. For Personal sender du kravet til arbeidsgiveren din, som er behandlingsansvarlig der.

Rett til retting

Du kan be om å få rettet feilaktige opplysninger.

Rett til sletting

Du kan be om å få slettet dine opplysninger. Merk at arbeidsgiveren din administrerer din brukerkonto. Lønnsdata sendt til Xledger er underlagt 5-års lovpålagt oppbevaringsplikt (se § 3) og kan ikke slettes før utløp.

Rett til dataportabilitet

Du kan be om å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.

Rett til å klage

Du kan klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler dine opplysninger i strid med personvernreglene.

10. Sikkerhet

Vi beskytter dine data med følgende tiltak:

• Kryptert dataoverføring (HTTPS/TLS)
• Kryptert lagring
• Tilgangskontroll basert på roller
• Dataisolasjon mellom bedrifter (Row Level Security)
• Kun SSO-pålogging via Google eller Microsoft

11. Kontakt oss

Har du spørsmål om personvern eller ønsker å utøve dine rettigheter?

E-post: support@elkonor.no

Vi svarer normalt innen 30 dager.

---

Denne personvernerklæringen gjelder for Elkonor-systemet levert av Imaker AS.